Policy di Whistleblowing

1. TEMINI E DEFINIZIONI

• WHISTLEBLOWING/SEGNALAZIONE > per segnalazione si intende qualsiasi comunicazione avente ad oggetto comportamenti (anche omissivi) e/o informazioni che possano integrare gli estremi di un reato o comunque condotte inappropriate, scorrette.
• WHISTLEBLOWER/SEGNALANTE > soggetto, interno o esterno all’azienda, che denuncia agli organi aziendali preposti, attività illecite o fraudolente poste in essere a danno dell’organizzazione.
• SEGNALATO > soggetto, interno o esterno all’ azienda, che secondo la segnalazione ha tenuto o tentato comportamenti illeciti.
• COMITATO DI WHISTLEBLOWING > il comitato di WB è costituito dall’Amministratore Unico nelle vesti di Presidente, dal controller nelle vesti di assistente del Presidente e segretario del comitato, dal responsabile delle risorse Umane.

2. PREMESSA

Il 15 luglio 2023 è entrato in vigore il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle normative nazionali.

La Legge mira a incentivare la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione di fenomeni corruttivi all’interno degli ENTI/SOCIETA’, prevedendo sistemi che consentono ai lavoratori di segnalare in condizioni di sicurezza gli eventuali illeciti di cui siano venuti a conoscenza.

3. SCOPO E FINALITA’ DELLA POLICY/PROCEDURA

La COFRA S.r.l., nello spirito di dare piena attuazione alla Legge sul WHISTLEBLOWING, mette a disposizione dei segnalanti la presente procedura.

L’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di fornire al WHISTLEBLOWER (il segnalatore) chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte dall’ordinamento italiano.

4. LA SEGNALAZIONE

Per WHISTLEBLOWING si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela della integrità della Società, di condotte illecite fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima, tuttavia COFRA raccomanda che le stesse siano nominative e questo al fine di consentire ai soggetti preposti una più efficiente attività di indagine.

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili.

L’abuso o l’utilizzo in mala fede dello strumento, ad esempio per segnalare eventi di cui è già nota l’infondatezza al segnalante, ovvero segnalazioni con contenuto diffamatorio o calunnioso, comporta l’applicazione del sistema sanzionatorio della Società.

5. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Non esiste una lista tassativa di fatti, situazioni, reati o irregolarità che possono essere segnalati.

A titolo esemplificativo, possono essere oggetto di segnalazione:

• Corruzione e frodi
• Appropriazione indebita e furto
• Riciclaggio di denaro
• Discriminazione, molestie, mobbing ed altre questioni di diritto del lavoro
• Violazione della normativa sulla salute, sicurezza, ambiente
• Rivelazione di segreti aziendali

La segnalazione non può riguardare rivendicazioni relative al rapporto individuale di lavoro con l’azienda.

6. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

E’ importante che nella segnalazione ci siano gli elementi utili per permettere al ricevente di fare le verifiche necessarie a valutare la fondatezza dei fatti segnalati.

La segnalazione in sintesi deve contenere almeno:

• Generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’azienda
• Una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione
• Se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti
• Se conosciute, le generalità od altri elementi (qualifica/reparto) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati
• L’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione
• L’indicazione e/o il possesso di documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti segnalati, a tutela del denunciato/segnalato.

7. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

La COFRA S.r.l. mette a disposizione dei propri dipendenti un apposito modello (vedi sotto) il cui utilizzo rende più agevole la segnalazione al ricevente. Il modello è reperibile anche sulla rete intranet ove è altresì pubblicata la presente procedura.

La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità:

• mediante invio all’indirizzo di posta elettronica segnalazioneilleciti@cofra.it in questo caso la identità del segnalante sarà conosciuta solo dal Ricevente/Comitato che ne garantirà la riservatezza.
• a mezzo servizio postale al seguente indirizzo: segnalazione illeciti c.a. Vito Sernia - COFRA S.r.l. – Via dell’Euro 53 – 76121 Barletta
• a mezzo posta interna servendosi della cassetta postale situata nei punti aziendali di marcatura ingresso/uscita dipendenti

Le segnalazioni verranno protocollate ed archiviate in apposito registro a cura del ricevente/Comitato.

Possono essere prese in considerazione anche segnalazioni anonime se sono ben circostanziate, dettagliate, in grado di consentire le opportune verifiche, considerata la impossibilità di richiedere eventuali approfondimenti. In questo caso la segnalazione può avvenire solo mediante il servizio postale e a mezzo posta interna.

8. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

La verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Comitato di WB che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

A tal fine il Comitato WB può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di organi di controllo esterni all’azienda (tra cui anche le forze di pubblica sicurezza). Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata il Comitato, in relazione alla natura della violazione, provvederà:

• a presentare denuncia alla autorità giudiziaria competente
• a comunicare l’esito dell’accertamento al responsabile dell’area di appartenenza dell’autore della violazione accertata affinchè adotti i provvedimenti operativi di competenza per prevenire il ripetersi di quanto già avvenuto.

A darne comunicazione al competente organo amministrativo per l’adozione della eventuale necessaria azione disciplinare Il Comitato inoltre, dopo una verifica iniziale, può decidere di chiudere ed archiviare il caso segnalato se non sufficientemente supportato da prove o manifestamente infondato.

9. TUTELA DEL SEGNALANTE/WHISTLEBLOWER

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e/o diffamazione, l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e non può essere rivelata senza il suo espresso consenso a tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione.

Il dipendente che effettua una segnalazione ai sensi delle Legge e della presente procedura non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, discriminato o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro a seguito dalla segnalazione. L’adozione di azioni ritenute ritorsive o pregiudizievoli nei confronti del segnalante è comunicata all’ANAC dall’interessato.

10. RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE/WHISTLEBLOWER

Restano ferme ed impregiudicate la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale, e/o la responsabilità civile in caso di dolo o colpa grave.

Le tutele previste dalla Legge e dalla presente procedura non sono garantite nel caso in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, una delle suddette responsabilità del segnalante.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato.