Polityka zgłaszania nieprawidłowości

Procedura zgłaszania nielegalnych działań i nieprawidłowości

1. TERMINY I DEFINICJE

  • ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI/ZGŁOSZENIE > zgłoszenie to każda wiadomość dotycząca zachowania (lub zaniechania) i/lub informacji, które mogą stanowić naruszenie lub w inny sposób niewłaściwe zachowanie.
  • ZGŁASZAJĄCY/ZGŁASZAJĄCY > osoba, wewnętrzna lub zewnętrzna wobec firmy, która zgłasza odpowiednim organom firmy nielegalne lub oszukańcze działania przeprowadzone przeciwko samej firmie.
  • OSOBA ZGŁOSZONA > osoba, wewnętrzna lub zewnętrzna wobec firmy, która zachowała się lub próbowała zachowywać się niezgodnie z prawem, zgodnie ze złożonym zgłoszeniem.
  • KOMITET W SPRAWIE ZGŁOSZEŃ O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH > W skład Komitetu wchodzą: dyrektor zarządzający w roli przewodniczącego, nadzorca w roli asystenta przewodniczącego i sekretarza Komitetu oraz nadzorca ds. zasobów ludzkich.

2. WSTĘP

Dekret z mocą ustawy nr 24 z dnia 10 marca 2023 r. wdrażający Dyrektywę Parlamentu Europejskiego (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób fizycznych zgłaszających naruszenia prawa Unii i prawa krajowego wszedł w życie z dniem 15 lipca 2023 r.

Ustawa ta ma na celu promowanie współpracy pracowników w celu ułatwienia wykrywania zjawisk korupcyjnych w PODMIOTACH/FIRMACH, przewidując systemy umożliwiające pracownikom bezpieczne zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, o których się dowiedzą.

3. CEL I PRZEZNACZENIE POLITYKI/ PROCEDURY

W duchu pełnego wdrożenia ustawy O INFORMOWANIU O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH, COFRA S.r.l. przekazuje tę procedurę osobom zgłaszającym nieprawidłowości.

Celem niniejszej procedury jest zapewnienie zgłaszającemu jasnych wskazań operacyjnych z zakresu przedmiotu, treści, odbiorców i sposobów przekazywania zgłoszeń, a także form ochrony oferowanym osobom zgłaszającym nieprawidłowości przez prawo włoskie.

4. ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Przez ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI rozumie się wszelkie zgłoszenia, składane w celu zapewnienia integralności Spółki, nielegalnych zachowań w oparciu o określone i zgodne z prawdą elementy, o których odbiorcy dowiedzieli się w wyniku wykonywanych zadań.

Zgłoszenia mogą być również składane anonimowo; jednak COFRA zaleca ich składanie z imionami i nazwiskami, aby umożliwić przełożonym skuteczniejsze zbadanie sprawy.

Raporty muszą być składane w dobrej wierze i muszą być poparte dokładnymi informacjami, aby można je było łatwo zweryfikować.

Jakiekolwiek niewłaściwe użycie lub użycie w złej wierze tego narzędzia do zgłoszeń, takie jak zgłaszanie zdarzeń, w przypadku których zgłaszający jest już świadomy jego bezpodstawności, tj. zgłoszeń zawierających zniesławiające lub oszczercze treści, spowoduje zastosowanie systemu sankcji Spółki.

5. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

Nie istnieje wyczerpująca lista faktów, sytuacji, naruszeń lub nieprawidłowości, które można zgłosić.

Tytułem przykładu przedmiotem zgłoszenia mogą być:

  • Przekupstwo i oszustwo
  • Defraudacja i kradzież
  • Pranie pieniędzy
  • Dyskryminacja, molestowanie, mobbing i inne kwestie związane z prawem pracy
  • Naruszenie przepisów BHP i ochrony środowiska
  • Ujawnianie tajemnic handlowych

Zgłoszenie nie może wiązać się z roszczeniami związanymi z indywidualnym stosunkiem pracy z firmą.

6. TREŚĆ ZGŁOSZEŃ

Ważne jest, aby zgłoszenie zawierało odpowiednie elementy umożliwiające odbiorcy dokonanie niezbędnych kontroli w celu oceny prawdziwości zgłoszonych faktów.

Zgłoszenie w skrócie musi zawierać co najmniej:

  • Informacje ogólne o osobie sporządzającej zgłoszenie, ze wskazaniem stanowiska lub funkcji pełnionej w spółce
  • Jasny i kompletny opis zgłaszanych faktów
  • O ile są znane, okoliczności czasu i miejsca, w których doszło do popełnienia naruszenia
  • Jeśli są znane, ogólne informacje lub inne elementy (kwalifikacje/dział), które umożliwiają identyfikację osoby, która popełniła naruszenie
  • Wskazanie wszelkich innych osób, które mogą podać informacje dotyczące zgłaszanego naruszenia
  • Wskazanie i/lub posiadanie dokumentów, które mogą potwierdzić prawdziwość takich faktów

Wymóg prawdziwości zgłaszanych faktów, w celu ochrony osoby zgłaszającej nieprawidłowości/osoby zgłaszanej.

7. METODY SKŁADANIA ZGŁOSZEŃ I ODBIORCY

COFRA S.r.l. udostępnia swoim pracownikom specjalny formularz (patrz poniżej), który ułatwia zgłaszanie naruszeń odbiorcy. Formularz można również znaleźć w intranecie, w którym również publikowana jest ta procedura.

Zgłoszenie można złożyć w następujący sposób:

  • wysyłając je na adres e-mail segnalazioneilleciti@cofra.it w takim przypadku tożsamość zgłaszającego będzie znana wyłącznie Przyjmującemu/Komisji, co zagwarantuje jej poufność.
  • pocztą na adres: zgłoszenie nieprawidłowości (illicit report) k.a. Vito Sernia - COFRA S.r.l. - Via dell 'Euro 53 - 76121 Barletta
  • pocztą wewnętrzną za pomocą skrzynki pocztowej, którą można znaleźć w punktach oznaczania znajdujących się przy wjeździe/wyjeździe pracowników firmy

Zgłoszenia będą rejestrowane i składane w odpowiednim rejestrze przez odbiorcę/Komisję.

Anonimowe zgłoszenia mogą być również brane pod uwagę, jeśli są dobrze uzasadnione, szczegółowe i umożliwiają odpowiednią weryfikację, biorąc pod uwagę brak możliwości zażądania dalszego dochodzenia. W takim przypadku zgłoszenia można dokonać wyłącznie za pośrednictwem poczty i poczty wewnętrznej.

8. PRZETWARZANIE ZGŁOSZENIA

Komitet w sprawie zgłoszeń o nieprawidłowościach otrzymuje zadanie weryfikacji okoliczności przedstawionych w zgłoszeniu, z zachowaniem zasad bezstronności i poufności, dokonuje wszelkich stosownych czynności, w tym osobistego przesłuchania zgłaszającego i każdej innej osoby, która może zgłosić te same fakty.

W tym celu Komitet w sprawie zgłoszeń o nieprawidłowościach może skorzystać ze wsparcia i współpracy właściwych struktur korporacyjnych oraz, w razie potrzeby, organów kontrolnych spoza przedsiębiorstwa (w tym sił bezpieczeństwa publicznego). Jeżeli zgłoszenie okaże się zasadne, Komitet, w zależności od charakteru naruszenia:

  • złożyć skargę do właściwego organu sądowego
  • przekazać wynik dochodzenia osobie odpowiedzialnej za dział, do którego należy autor naruszenia, aby można było podjąć środki operacyjne zapobiegające powtórzeniu się tych samych zdarzeń.

Powiadamia właściwy organ administracyjny o podjęciu wszelkich niezbędnych działań dyscyplinarnych i może również, po wstępnej kontroli, podjąć decyzję o zamknięciu i zarchiwizowaniu zgłoszonej sprawy, jeżeli nie jest ona wystarczająco poparta dowodami lub jest w sposób oczywisty bezzasadna.

9. OCHRONA OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ

Z wyjątkiem przypadków, w których można ustalić odpowiedzialność jako zniesławienie i/lub oszczerstwo, tożsamość osoby zgłaszającej jest chroniona w każdym kontekście po zgłoszeniu i nie może zostać ujawniona bez jej wyraźnej zgody wszystkim osobom zaangażowanym w przetwarzanie zgłoszenia.

Pracownik, który dokonuje zgłoszenia, zgodnie z Ustawą i niniejszą procedurą, nie może zostać ukarany, zdegradowany, zwolniony, przeniesiony, dyskryminowany lub poddany jakimkolwiek innym środkom organizacyjnym mającym bezpośredni lub pośredni negatywny wpływ na warunki pracy w wyniku zgłoszenia. Zainteresowana strona informuje ANAC o podjęciu działań odwetowych lub szkodliwych wobec osoby zgłaszającej.

10. OBOWIĄZKI OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ

Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna osoby zgłaszającej w przypadku oszczerczego lub zniesławiającego zgłoszenia zgodnie z kodeksem karnym i/lub odpowiedzialność cywilna w przypadku umyślnego działania lub poważnego zaniedbania pozostają nienaruszone.

Ochrona zapewniona przez prawo i niniejszą procedurę nie jest gwarantowana, jeśli stwierdzi się odpowiedzialność osoby zgłaszającej w jednym z wyżej wymienionych przypadków, nawet w drodze wyroku pierwszej instancji.

Wszelkie nadużycia tej procedury, takie jak zgłoszenia, które są ewidentnie oportunistyczne lub dokonane wyłącznie w celu zaszkodzenia osobie zgłaszającej nieprawidłowości, również skutkują odpowiedzialnością dyscyplinarną.

Formularz zgłaszania naruszeń