Policy di Whistleblowing

1. BEGRIFFE UND DEFINITIONEN

• WHISTLEBLOWING/ANZEIGE> Eine Meldung ist jede Mitteilung über Verhaltensweisen (einschließlich Unterlassungen) und/oder Informationen, die eine Straftat oder in jedem Fall ein unangemessenes oder unzulässiges Verhalten darstellen könnten.
• WHISTLEBLOWER/ANZEIGER> unternehmensinterne oder -externe Person, die illegale oder betrügerische Aktivitäten zum Nachteil der Organisation an die zuständigen Unternehmensorgane meldet.
• WHISTLEBLOWER > unternehmensinterne oder -externe Person, die der Meldung zufolge eine illegale Handlung begangen oder versucht hat.
• WB-Komitee > Das WB-Komitee besteht aus dem Alleinvorstand in seiner Funktion als Vorsitzender, dem Controller in seiner Funktion als Assistent des Vorsitzenden und Sekretär des Komitees sowie dem Personalleiter.

2. VORWORT

Am 15. Juli 2023 ist das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht und das nationale Recht melden, in Kraft getreten.

Das Gesetz zielt darauf ab, die Zusammenarbeit der Arbeitnehmer zu fördern, um das Auftreten von Korruptionsphänomenen in EINRICHTUNGEN/GESELLSCHAFTEN zu fördern, indem Systeme vorgesehen werden, die es den Arbeitnehmern ermöglichen, jedes Fehlverhalten, von dem sie Kenntnis erlangen, auf sichere Weise zu melden.

3. ZWECK UND ZIEL DER POLITIK/VERFAHREN

In the spirit of fully implementing the WHISTLEBLOWING Law, COFRA S.r.l. puts this procedure at the disposal of whistleblowers.

The purpose of this procedure is to provide the WHISTLEBLOWER (the reporter) with clear operational indications about the object, contents, recipients and methods of transmission of the reports, as well as about the forms of protection offered to him/her by the Italian Law.

4. DIE MELDUNG

Unter WHISTLEBLOWING versteht man jeden Hinweis auf rechtswidriges Verhalten zum Schutz der Integrität des Unternehmens, der auf genauen und übereinstimmenden Tatsachen beruht, von denen die Adressaten aufgrund der von ihnen ausgeübten Funktionen Kenntnis erlangt haben.

Die Meldung kann anonym erfolgen, COFRA empfiehlt jedoch die Nennung des Namens, um den zuständigen Personen eine effizientere Untersuchung zu ermöglichen.

Die Meldungen müssen nach bestem Wissen und Gewissen erfolgen und genaue Angaben enthalten, damit sie leicht überprüft werden können.

Eine missbräuchliche oder böswillige Nutzung des Instruments, z.B. zur Meldung von Ereignissen, deren Unbegründetheit dem Meldenden bereits bekannt ist, oder Meldungen mit diffamierendem oder verleumderischem Inhalt, zieht die Anwendung des Sanktionssystems des Unternehmens nach sich.

5. GEGENSTAND DER MELDUNG

Es gibt keine erschöpfende Liste von Tatsachen, Situationen, Verstößen oder Unregelmäßigkeiten, die gemeldet werden können.

Folgende Sachverhalte können beispielsweise gemeldet werden:

• Bestechung und Betrug
• Unterschlagung und Diebstahl
• Geldwäsche
• Diskriminierung, Belästigung, Mobbing und andere arbeitsrechtliche Probleme
• Verstöße gegen Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften
• Verrat von Geschäftsgeheimnissen

Die Meldung darf sich nicht auf Ansprüche beziehen, die das individuelle Beschäftigungsverhältnis mit dem Unternehmen betreffen.

6. INHALT DER MELDUNG

Es ist wichtig, dass der Bericht die relevanten Elemente enthält, die es dem Empfänger ermöglichen, die notwendigen Überprüfungen vorzunehmen, um die Richtigkeit der berichteten Fakten zu beurteilen.

Der Bericht sollte mindestens folgende Angaben enthalten

• Allgemeine Informationen über die Person, die die Meldung macht, einschließlich ihrer Position oder Funktion im Unternehmen
• eine klare und vollständige Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts
• soweit bekannt, die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen die Tat begangen wurde
• Falls bekannt, Angaben zur Person oder andere Elemente (Berufsbezeichnung/Abteilung), die eine Identifizierung der Person ermöglichen, die den gemeldeten Sachverhalt begangen hat
• Angabe anderer Personen, die über den gemeldeten Sachverhalt berichten können
• Angabe und/oder Besitz von Dokumenten, die den Wahrheitsgehalt dieser Tatsachen bestätigen können.

Das Erfordernis der Wahrheit der gemeldeten Tatsachen zum Schutz des Hinweisgebers bzw. der gemeldeten Person bleibt unberührt.

7. MELDEVERFAHREN UND ADRESSATEN

Die COFRA S.r.l. stellt ihren Mitarbeitern ein spezielles Formular zur Verfügung (siehe unten), dessen Verwendung die Meldung an den Empfänger erleichtert. Das Formular ist auch im Intranet verfügbar, wo dieses Verfahren ebenfalls veröffentlicht ist.

Die Meldung kann auf folgende Weise erfolgen

• Per E-Mail an die Adresse segnalazioneilleciti@cofra.it . In diesem Fall ist die Identität des Meldenden nur dem Empfänger/Ausschuss bekannt, der die Vertraulichkeit gewährleistet.
• per Post an folgende Adresse: segnalazione illeciti c.a. Vito Sernia - COFRA S.r.l. - Via dell'Euro 53 - 76121 Barletta
• durch interne Post über den Briefkasten an den Eingangs- und Ausgangskontrollstellen des Unternehmens.

Die Meldungen werden vom Empfänger/von der Kommission in einem speziellen Register erfasst und archiviert.

Anonyme Meldungen können ebenfalls berücksichtigt werden, wenn sie begründet und detailliert sind und die Durchführung angemessener Kontrollen ermöglichen, da es nicht möglich ist, eine weitere Untersuchung zu verlangen. In diesem Fall kann die Meldung nur auf dem Postweg erfolgen.

8. LEITUNG DES BERICHTS

Der WB-Ausschuss hat die Aufgabe, unter Wahrung der Grundsätze der Unparteilichkeit und Vertraulichkeit die Stichhaltigkeit der in der Meldung geschilderten Tatsachen zu überprüfen, indem er alle ihm geeignet erscheinenden Maßnahmen ergreift, einschließlich der persönlichen Anhörung des Meldenden und aller anderen Personen, die zu den gemeldeten Tatsachen Stellung nehmen können.

Zu diesem Zweck kann der WB-Ausschuss die Unterstützung und Zusammenarbeit der zuständigen Unternehmensstrukturen und gegebenenfalls von Kontrollorganen außerhalb des Unternehmens (einschließlich der öffentlichen Sicherheitskräfte) in Anspruch nehmen. Erweist sich der Bericht nach der Überprüfung als begründet, kann der Ausschuss je nach Art des Verstoßes

• bei der zuständigen Justizbehörde Anzeige erstatten
• Er teilt das Ergebnis der Untersuchung dem Leiter des Bereichs mit, dem der Täter angehört, damit dieser die in seine Zuständigkeit fallenden operativen Maßnahmen ergreifen kann, um eine Wiederholung des Verstoßes zu verhindern.

Er informiert die zuständige Verwaltungsstelle, damit diese die erforderlichen Disziplinarmaßnahmen ergreifen kann. Der Ausschuss kann nach einer ersten Prüfung auch beschließen, den gemeldeten Fall zu den Akten zu legen, wenn er nicht ausreichend durch Beweise untermauert oder offensichtlich unbegründet ist.

9. SCHUTZ DES WHISTLEBLOWERS

Außer in Fällen, in denen eine Haftung wegen Verleumdung und/oder übler Nachrede nachgewiesen werden kann, wird die Identität des Hinweisgebers in jedem Zusammenhang nach der Meldung geschützt und darf ohne seine ausdrückliche Zustimmung nicht an Personen weitergegeben werden, die an der Bearbeitung der Meldung beteiligt sind.

Ein Mitarbeiter, der in Übereinstimmung mit dem Gesetz und diesem Verfahren eine Meldung macht, darf aufgrund dieser Meldung nicht bestraft, herabgestuft, entlassen, versetzt, diskriminiert oder einer anderen organisatorischen Maßnahme unterworfen werden, die sich direkt oder indirekt negativ auf die Arbeitsbedingungen auswirkt. Jede Maßnahme, die als Vergeltungsmaßnahme oder zum Nachteil des Whistleblowers angesehen wird, muss der ANAC von der betroffenen Person mitgeteilt werden.

10. VERANTWORTLICHKEITEN DES HINWEISGEBERS/WHISTLEBLOWERS

Die strafrechtliche und disziplinarische Verantwortlichkeit des Hinweisgebers im Falle einer verleumderischen oder beleidigenden Meldung nach dem Strafgesetzbuch und/oder die zivilrechtliche Verantwortlichkeit bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit bleiben unberührt.

Der durch das Gesetz und dieses Verfahren gewährte Schutz entfällt, wenn eine der vorgenannten Verantwortlichkeiten des Hinweisgebers auch durch erstinstanzliches Urteil festgestellt wird.

Jeglicher Missbrauch dieses Verfahrens, wie z.B. Meldungen, die offensichtlich opportunistisch sind oder nur zu dem Zweck erfolgen, dem Hinweisgeber zu schaden, zieht ebenfalls eine disziplinarische Haftung nach sich.